Office 365 verkeerd implementeren

Hoe voorkom je een verkeerde implementatie van Office 365?

Helaas. We kwamen het toch weer tegen. We spraken een gefrustreerde IT manager over zijn implementatie van Office 365 en dat hij nu meer zorgen erbij heeft dan voorheen. Maar hoe kwam dit dan?

Uit het gesprek kwam naar voren dat het bedrijf al jaren lang ‘achter’liep qua kantoorautomatisering en dat ze de Office versie niet konden upgraden vanwege legacy applicaties die niet compatible waren met de laatste versies van Microsoft Office.

Dus na diverse projecten waarbij de oude applicaties waren vervangen of ge-upgrade, was het dan eindelijk zover: op naar de nieuwste versie van Office! Nu konden de medewerkers echt nieuwe manieren van (samen)werken starten en ook op afstand gemakkelijk en snel bij hun bestanden en informatie komen. Maar in het voortraject zijn de verkeerde beslissingen genomen waardoor de implementatie van Office 365 niet de structuur bracht die verwacht werd.

Waarom? We hebben de oorzaken op een rij gezet:

Jeroen Breugelmans
Directeur Fortezza
+31 70 3277281

Mijn agenda staat online. Boek direct een afspraak in:

Oorzaak 1. Office 365…makkelijk geactiveerd, slecht geïmplementeerd

Door de continue ontwikkeling van Microsoft Office, wordt ons leven steeds beter ondersteunt met een breed pallet aan functionaliteiten. Denk niet alleen aan Excel, Word of PowerPoint, maar bijvoorbeeld ook aan Teams voor het samenwerken aan projecten en Documenten. Of Sway om interactieve content makkelijk te produceren en distribueren. Of Power Apps en Power Automate om met low code oplossingen snel een werkende oplossing in productie te krijgen.

En je hebt het ook nog in een muisklik tot je beschikking. Even inloggen in de portal, licenties kopen en je kan direct aan de slag! Daarom is het zo verleidelijk om meteen te starten met de technologie. Want dat is zo tastbaar en concreet. Je kan meteen aan de baas laten zien dat je meters maakt!

Maar als je geen plan maakt hoé de medewerkers gebruik mogen gaan maken van al deze functionaliteiten en je alleen focust op het uitdelen van de licenties, dan komt dat als een boomerang terug. Want iedereen gaat op zijn eigen manier aan de slag. Zonder begeleiding, structuur en kaders.

Dit was ook het geval bij de IT manager en al na een paar weken waren er meer Teams, kanalen en document bibliotheken aangemaakt waar geen enkele structuur of logica meer in zat. Documenten werden volop dubbel opgeslagen en het aanmaken van Teams werd door iedereen op zijn eigen manier gedaan (en voor elk onderwerp). gevolg? Niemand wist meer waar hij moest zoeken naar informatie.

Oorzaak 2. Onderschat het aantal documenten van je medewerkers niet.

Ja, die centrale F-schijf was best groot, maar de IT afdeling dacht dat het wel te doen zou zijn om “alles in een paar dagen naar SharePoint migreren“. De analyse van decentrale schijf was louter technisch, namelijk “hoeveel gigabytes staan erop en over hoeveel bestanden praten we?”
En dat was het. Geen analyse van de lokale bestanden van de gebruikers of onderscheid naar wat voor type bestanden dit dan zijn. Ook niet of deze bestanden überhaupt wel relevant zijn en niet redundant voorkomen.

Dus toen de Teams en SharePoint omgeving beschikbaar kwamen, werden deze in no-time gevuld met alle oude bestanden, inclusief muziekbestanden (streamen was uitgezet), vakantiefoto`s en dubbel opgeslagen documenten (moest toch de autorisatie omzeilen).

Ze zeggen wel eens: Als je blijft doen wat je deed, krijg je wat je had.

Oorzaak 3. Geen beleid en kaders opstellen.

Oei. Deze is altijd moeilijk. Want wat je ook bedenkt als IT organisatie, er is altijd iemand die net buiten de kaders valt of juist de uitzondering moet zijn, want ik moet x en y kunnen doen. Maar zonder het juiste beleid maak je het eigenlijk alleen maar erger. Dus investeer die tijd in het analyseren, afstemmen en opstellen van een gedegen beleid die duidelijke kaders biedt wie wat wel én niet mag doen.

Bij deze organisatie mochten bijvoorbeeld alle medewerkers alles: nieuwe Teams aanmaken, document bibliotheken inrichten, alles zien, alles deleten, applicaties en connecties bouwen (inclusief edit-rechten op de bron) en nog talloze voorbeelden die je niet wil hebben.

Oorzaak 4. Je medewerkers niet trainen in het nieuwe samenwerken.

Office 365 stelt iedereen in staat om overal ter wereld toegang te geven tot je gegevens en bestanden. En Microsoft Teams is de ultieme digitale werkplek waar alles samenkomt. Het is de applicatie die alle Office applicaties samenbrengt zodat medewerkers samengebracht worden rondom klanten, projecten en bestanden.

Maar je moet goed beseffen dat dit een hele andere manier van werken is dan iedereen nu gewend is. In plaats van mailen (outlook), ga je delen (via Teams/ SharePoint). Van lokaal (in je eentje) werken aan een document, werk je je nu tegelijkertijd in hetzelfde document. En plan je een video conference in, in plaats van onsite meetings.

En als mensen dit niet weten, dan zullen ze de nieuwe functionaliteiten op een “oude manier” gaan gebruiken. Een mooi voorbeeld zagen we met het versiebeheer van documenten. Alle medewerkers waren gewend om nieuwe versies van een document te voorzien van een nieuw versienummer in de bestandsnaam, zoiets als analyse_klantx_versie2.8.docx. En dat bleven ze vrolijk doen, terwijl SharePoint automatisch al versiebeheer toepast op ieder document! Je kan gewoon alle revisies en wijzigingen door de tijd heen terughalen, zonder dat je hier iets voor hoeft te doen….

Herkenbaar? Maar wat kan je eraan doen?

We laten je niet achter zonder oplossing. Zo zitten we niet in elkaar.
Als je jezelf herkent in deze situaties of je wil juist net aan de slag gaan met Office 365, dan hebben we de volgende tips voor je.

Tip 1. People, Proces, Technologie

Het is ontzettend verleidelijk om te starten met iets wat je kan laten zien, iets wat tastbaar is en het gevoel van resultaat creëert. Maar als je start met technologie, begin je verkeerd aan je project:

Office 365 de verkeerde manier

Andersom starten
Als je start met het kopen van een applicatie en direct de techniek in duikt om te kijken wat er allemaal kan, dan leidt dat uiteindelijk tot de volgende situatie: je oreert een extra silo oplossing,  het proces wordt onnodig complexer en mensen haken af omdat ze niet meer begrijpen wat ze moeten doen.

De juiste manier; people > proces > technologie
fortezza - People Process technologie

Wij geloven dat je op de juiste manier je organisatie moet betrekken en informeren over wat je gaat doen. En waarom je dit doet. En het allerbelangrijkst: wat je van je medewerkers verwacht.

Dus start met je collega`s (people). Het zijn mensen en die willen horen wat ze kunnen bijdragen. Wat er van hen verwacht wordt en op welke wijze dit hun werk beïnvloedt. Dus zorg eerst voor verbinding en vertrouwen zodat je samen de volgende stap kan zetten. Bepaal vervolgens het proces dat je wilt gaan aanpakken. Welke handmatige handelingen kunnen we gaan digitaliseren? Hoe gaan we over afdelingen heen samenwerken? Met welke applicaties starten we en welke niet?

En dan kan je aan de slag gaan met de techniek. Maar nu weet je zeker dat deze ondersteunend is aan je proces en dat mensen deze nieuwe tool kunnen omarmen.

Tip 2. Analyseer de scope van je documenten

Maak tijd vrij voor een grondige en overzichtelijke analyse van de bestanden die in je organisatie aanwezig zijn. Bij onze projecten hebben we dit geheel geautomatiseerd zodat we alle netwerkschijven in Power BI kunnen analyseren op redundantie van bestanden, aantallen, types, etc. Met deze informatie kunnen we een duidelijk informatiebeleid en migratie beleid opstellen.

Tip 3. Zorg voor een digitaal Learning Management Systeem (LMS)

Ja, er zal veel tijd gaan zitten in het begeleiden van je medewerkers in het gebruik van de nieuwe office 365 applicaties. Maar een combinatie van persoonlijke en digitale ondersteuning is, zoals wij het hebben ervaren, de meest krachtige manier om je implementatie van Office 365 succesvol te maken. Bij al onze klanten die aan de slag zijn met Office 365, hebben we een digitaal LMS systeem ingezet waar medewerkers zelf korte instructievideo`s kunnen bekijken afgestemd op hun taakomschrijving. Zo kan iedereen op zijn eigen tijd en tempo aan de slag gaan.

Related Posts