Overstappen naar een nieuwe IT-leverancier

Veel bedrijven vinden de overstap naar een andere it-leverancier te pijnlijk en te complex. En ben je dan verzekerd dat het straks wel beter gaat? Goede vragen die in de meeste gevallen ertoe leiden dat je blijft zitten waar je zit, ondanks alle operationele pijn die je dagelijks ervaart. Bijzonder, want eigenlijk zou een overstap net zo makkelijk moeten zijn als het overstappen naar een nieuwe energieleverancier. 

In onze vorige blog hebben we al besproken wat de signalen zijn dat je huidige leverancier niet voldoet aan jouw groei ambities. Dus weet je ook waaraan je nieuwe IT-partner moet voldoen.

Overstappen naar een nieuwe IT-leverancier: wat komt er nu echt bij kijken? 

Overstappen naar een nieuwe IT-leverancier is voor de meeste bedrijven geen dagelijkse kost. Logisch, want dit soort besluiten vallen aak onder een grotere transformate, namelijk de overstap van de huidige situatie naar een toekomstige situatie, waarin nieuwe processen en doelstellingen gerealiseerd moeten worden. 

Maar een overstap brengt ook een verandering teweeg bij uw medewerkers, zowel de IT`ers als de eindgebruikers. Door de overstap naar een nieuwe IT-partner ga je waarschijnlijk op een andere manier je werk organiseren. En voor de eindgebruikers komen nieuwe toepassingen beschikbaar, zoals Microsoft Teams en andere cloud applicaties. In beide gevallen heb je te maken met een verandertraject, dat bij zo soepel mogelijk moet verlopen. 

Tip 1. Kies een IT-partner met een veranderaanpak.

Stel dat je van werkplekbeheerder wilt wisselen. Dan besteed je veel tijd aan het maken van een leveranciersselectie, het formuleren van eisen en wensen en het schetsen van de nieuwe situatie. We merken vaak dat de transitie pas laat in een traject ter sprake komt, soms zelfs pas nádat de handtekeningen zijn gezet. Zonde, want doorgaans is het juist heel belangrijk dat de transitie, die ‘tussenperiode’ tussen de oude en de nieuwe situatie, goed verloopt. Je wilt immers dat je medewerkers tijdens de overstap gewoon door kunnen werken, en dat men op de werkvloer zo weinig mogelijk hinder ondervindt. Dat heeft bovendien ook weer invloed op een stabiele situatie ná de transitie.
 

Dat is precies waarom je een goed transitieplan moet hebben. Dat plan kun je wellicht intern invullen, of je huurt er een transitiemanager voor in. De transitiemanager zorgt ervoor dat je overstap van partij A naar partij B of software X naar software Y soepel en zorgeloos verloopt. Hij behartigt jouw belangen tegenover de andere partijen, zorgt ervoor dat ieder zich aan zijn afspraken en verantwoordelijkheden houdt. Daar horen ook zaken als kostenbeheersing, onvoorziene zaken en planning bij. Zodat jij je daar als opdrachtgever geen zorgen om hoeft te maken. 

Tip 2. Is transitiemanagement onderdeel van de IT Services-overeenkomst?

Als het onderwerp transitiemanagement in zijn geheel niet voorkomt in of bij de overeenkomst, dan kun je er vanuit gaan dat de leverancier nog met een verrassing uit de hoge hoed zal komen. Je zult dan als klant het grootste deel van het werk zelf moeten doen. En dat is het overstappen naar een nieuwe IT-leverancier best veel werk…

Tip 3. Is een transitieplan onderdeel van het eerste voorstel?

Als de leverancier tijdens de onderhandeling niet uit kan (of wil) leggen hoe de overgang er uit gaat zien, dan is dat verdacht. Met een eerste versie van een transitieplan in handen kun je al goed beoordelen hoe de leverancier (en dan bedoelen we niet de sales) denkt over het transitie-project, de aanpak én de samenwerking. Dat is een goede graadmeter voor de toekomst en belangrijke informatie voordat je tot een keuze over gaat. 

Tip 4. Minder beheer van hardware

Wanneer u overstapt naar de cloud zal het beheer van hardware zoals servers wegvallen. Zo zal de on-premise Microsoft Exchange-server die al jaren de standaard is voor e-mail plaatsmaken voor een cloud-oplossing als Micosoft Office 365. Die server hoeft dus niet meer onderhouden te worden. IT-beheer in de cloud gaat niet langer om de schijven, geheugen, het technisch beheer en de beveiliging van applicaties. Dat ligt dan grotendeels bij de leveranciers van de cloud-diensten. IT-beheer gaat nu veel meer over de juiste instellingen die passen bij uw bedrijf en om het leggen van koppelingen naar andere omgevingen en softwarepakketten. De complexiteit zit in de hoeveelheid instellingen, de koppelingen met Active Directory en andere systemen en het beheer en onderhoud. 

Tip 5. Besparen op IT-beheer?

Betekent dit dat u kunt besparen op uw IT-beheer? Waarschijnlijk wel, zeker als het gaat om de kosten van eigen hardware en het beheer van die hardware. Maar kostenbesparingen zijn steeds minder vaak de hoofdreden om over te stappen naar de cloud. Het voordeel van de flexibiliteit die werken in de cloud werkt staat steeds vaker voorop. Zo kan de IT-infrastructuur snel worden aangepast aan fluctuerende behoefte vanuit de bedrijfsvoering en nieuwe marktontwikkelingen. Heeft u andere applicaties nodig of zijn er nieuwe applicaties voor de cloud ontwikkeld? Dan kun je deze razendsnel aan- of juist weer uitzetten. 

Meer focus op innovatie 

Dus bij overstappen naar een nieuwe IT-leverancier gaat de focus gaat weg van de hardware, en komt meer te liggen op de techniek. Op innovatie. Zo biedt Microsoft Teams bijvoorbeeld nieuwe mogelijkheden voor samenwerking online, binnen en tussen bedrijven. Ook het verplaatsen van de infrastructuur naar bijvoorbeeld Microsoft Azure in de cloud vraagt om technische vaardigheden en kennis van de laatste stand van zaken. 

Praat eens met onze IT specialist David Douwstra. Hij heeft dit voor andere bedrijven al tientallen keren heeft gedaan en deelt graag zijn ervaringen.

David Douwstra
Senior ICT Manager
+31 70 3277281

Related Posts