kosten Excel managed powerBI

Wat kost een Excel rapportage nu écht?

Geen bedrijf zal eraan ontkomen: de Excel rapportages die iedere dag door hardwerkende medewerkers worden geproduceerd.
Om data te verzamelen, inzichten te creëren of omdat de IT applicaties hun werk niet voldoende ondersteunen.
 

Maar al deze waardevolle tijd wordt dus besteed aan handelingen waar uw medewerkers niet voor zijn aangenomen. Sterker nog: als je dit in hun takenpakket zou beschrijven, dan bedanken de meeste mensen ervoor. Simpelweg omdat het saai en repetitief werk is. Excel bestanden zijn dus ideale kandidaten  om geautomatiseert te worden. Helaas laten bedrijven deze situatie vaak voor wat het is. Waarom? Omdat de kosten van Excel “verborgen” zijn. Want “….wat kost het nou eigenlijk om zo`n excel rapportage te maken en bij te houden?”. Nou best veel. 

Waarschijnlijk zal niet iedereen zoveel tijd besteden als in dit onderzoek. Maar na jarenlang bij vele klanten op de werkvloer te hebben meegekeken, weten we dat de gemiddelde medewerker ongeveer 11% van de tijd in Excel bezig is. Dat komt neer op ongeveer 4 uur per week. Per werknemer.

Wat maakt Excel zo aantrekkelijk?

We zeggen niet dat Excel geen functie heeft. Integendeel, het is een van de meest productieve en flexibele applicaties die een werknemer tot zijn beschikking heeft. Maar het zit hem juist in die extreme flexibiliteit én dat het eigenlijk allemaal persoonlijke bestanden zijn. Want wat ontzettend goed werkt voor het organiseren van persoonlijk werk, schaalt het compleet niet op naar bedrijfsbreed gebruik. Data governance, eigenaarschap en het bewaken van de definities zijn slechts enkele voorbeelden waar je rekening mee moet houden als je Excel inzet als data applicatie.

Omdat Excel in vrijwel alle versies van Office aanwezig is, zal iedereen relatief snel grijpen naar deze toegankelijke applicatie. En vergeet ook niet al die “oude” excel bestanden die al jarenlang worden gebruikt waarvan niemand meer weet waarom die eigenlijk bestaan. Maar zonder lijstje geen leven, dus vullen we ze maar in.

De verborgen kosten van Excel

Al die tijd die uw werknemers besteden aan het verzamelen, invoeren, structureren en opschonen van die data kost ontzettend veel tijd. Tijd die ze beter hadden kunnen besteden, want al deze handmatige handelingen zijn vrij makkelijk te automatiseren. Ga eens uit van een gemiddeld uurtarief voor een interne medewerker van 55 euro per uur. Gewoon voor alles; dus loon, werkplek, voorzieningen. Het hele plaatje. En reken dan eens door wat die 11% van hun tijd betekent in geld dat verspild word. Laten we voor de zekerheid de helft ervan nemen: 2 uur per medewerker per week. Voor een bedrijf met 200 werknemers kan dat zomaar oplopen tot bijna 90.000 euro per maand! Dus een miljoen down the drain per jaar omdat mensen niet doen waar ze voor zijn aangenomen.

Als je al die Excel bestanden individueel zou moeten beoordelen, kan je stellen dat deze rond de 600-1.000 euro per bestand aan maandelijkse kosten met zich meebrengen. Best veel als je bedenkt dat de indirecte kosten (verkeerde besluitvorming o.b.v. verkeerde data) niet eens is meegenomen.

Nu je de kosten van Excel rapportages weet, kan je er ook iets mee gaan doen.

Deels automatiseren van Excel? Waarom deels?

Omdat je niet al het gebruik van Excel kan automatiseren. En het ook een functie heeft. Dus welke handelingen kunnen we automatiseren? Simpel, alles wat voorafgaat aan analyseren en verbeteren. Dus:

  • verzamelen
  • structureren
  • opschonen
  • integreren

En dat is waar een centraal data platform zo geschikt voor is. Hoe zorg je voor het juiste rendement? Zorg dat je de juiste fundering neerzet dat mee kan schalen voor je hele organisatie. Dus voor alle gebruikers, niet alleen directie en management.

Managed PowerBI

Wat nou als je aan een Excel dashboard gewoon een vast bedrag kon koppelen? Dan weet je meteen wat je kosten zijn en ben je verzekerd dat iedereen de juiste data heeft, volledig geautomatiseerd.

Precies om deze reden hebben we Managed PowerBI in het leven geroepen. Voor 200 euro per dashboard per maand heb je alles wat je nodig hebt. Een schaalbaar en flexibel dataplatform, gecombineerd met Power BI. En daarmee vervang je eindelijk al die verdraaide Excel bestanden die continue rondgemaild worden.

Meteen aan de slag? Jeroen komt graag langs om er meer over te vertellen.

Jeroen Breugelmans
Directeur Fortezza
+31 70 3277281

Related Posts