Wanneer een grote Enterprise Resource Planning (ERP) implementatie misgaat kan het ook echt behoorlijk misgaan. De ontwikkeling binnen de Duitse supermarktketen Lidl, die zijn IT-infrastructuur wilde vereenvoudigen en centraliseren, is hiervan het nieuwste voorbeeld. Na zo’n zeven jaar pogingen te hebben ondernomen om een SAP-systeem te implementeren – wat naar schatting een slordige €500 miljoen heeft gekost – heeft Lidl de stekker eruit getrokken. Inmiddels de keten haastig op zoek naar een oplossing om het oude systeem nieuw leven in te blazen. Wat heeft ervoor gezorg dat dit weer een voorbeeld is in het rijtje van mislukte IT projecten?

Hier volgen zes vaak voorkomende situaties die er voor zorgen dat een ERP implementatie vertraging oploopt, of zelfs helemaal om zeep geholpen worden.

1. The Big Bang theory

Al je hoop en energie vestigen op een complete overhaul van je kernproces klinkt leuk… op papier. Op vrijdag geef je iedereen vrij en kan IT een weekend lang hun Go Live scripts draaien zodat op maandag iedereen “op de nieuwe manier” aan de slag kan. Alsof je met een toverstaf zwaait en het is geregeld. Dat zou fantastisch zijn…

Het is echter niet realistisch. Want het maakt niet uit hoe goed je getest hebt, er zullen altijd fouten in je proces of in je code zitten. En omdat alles met elkaar verbonden is creëert één fout in het begin van het proces een sneeuwbaleffect dat een enorme berg herstelwerk als gevolg heeft.

Vervang daarom deelprocessen sequentieel en ontkoppel ze in termen van functionaliteit. Met behulp van de laatste ontwikkeltechnieken zoals DevOps is het veel makkelijkere geworden om delen van het proces stuk voor stuk te verbeteren.

2. Kiezen voor de klassiekers

De traditionele ERP leveranciers hebben jaren gebouwd aan hun platformen, waarmee ze met dure on-premise licenties proberen hun investering terug te verdienen. Je moet bijna universitair afgestudeerd zijn om hun licentie “bijbels” door te worstelen. Dat is ook de reden dat ze pre-sales consultants in dienst hebben die 40 uur per week de licenties voor klanten aan het berekenen zijn. Het zal je job maar wezen…

Maar deze ERP pakketten zijn weinig schaalbaar en we horen vaak dat ze processen “in beton” gieten (en het liefst nooit meer aanraken). De moderne cloudplatformen pakken dit heel anders aan; schaalbaarheid en flexibiliteit staan voorop. OK, ze zijn soms minder uitgebreid dan de traditionele pakketten maar kunnen wel veel sneller en makkelijker worden aangepast. Dit levert business agility op, iets dat voor de toekomst enorme waarde kan opleveren.

3. Ga lekker twee jaar bouwen en testen

Herken je deze? “We hebben twee jaar nodig om de fases Analyse, Ontwerp, Bouw, Test, Acceptatie, Rollout en Training te doorlopen…” Hmm, dat is een waslijst aan stappen en daar moet een belangrijk deel van je organisatie voor vrijgespeeld worden? No, thank you…

Eén ding is zeker: Als je op deze wijze je ERP implementatie aanpakt dan hebben de requirements die aan het begin van zijn vastgesteld geen waarde meer zodra ze eindelijk in productie komen.

Zorg dat je project in korte cyclussen verbeteringen doorvoert zodat feedback en nieuwe inzichten gewoon meegenomen kunnen worden, zonder dat het project meteen flipt van het “meerwerk” (en je leverancier ook meteen extra uurtjes voor gaat rekenen). Focus op Must Have oplossingen en laat de rest gewoon oplossen door tijd: meestal verdwijnen wensen vanzelf omdat ze toch niet echt belangrijk waren.

4. Zeggen dat je bedrijf speciaal is en je proces anders is dan de rest van je concurrenten

Het is misschien niet leuk om te horen maar eigenlijk is je bedrijf net zoals ieder ander. Niet dat je een grijze muis bent of eigenlijk net zo goed kan stoppen omdat er geen “USP” aanwezig is, maar als je technisch kijkt naar bedrijven is er vrijwel geen verschil. Alle bedrijven hebben klanten, leveranciers, producten, medewerkers, G/L accounts, voorraad en nog een handjevol entiteiten die data vastleggen voor de processen. En dat is het eigenlijk wel.

Microsoft heeft dit al ingezien en heeft het Common Data Model ontwikkeld met daaromheen industrie-specifieke solutions zodat je deze op een slimme wijze kan gebruiken als template en je project snel kan starten.

Het zou je tactiek moeten zijn om de software zonder maatwerk te implementeren. Maatwerk is dé destabilisator van je toekomstige ontwikkelingen. Het is vaak vele malen simpeler om met kleine(!) proceswijzigingen een standaard configuratie te omarmen. En als je nu echt zo uniek bent en maatwerk is écht nodig, dan heb je wellicht een verkeerd platform gekozen.

5. Een Zwitsers zakmes bouwen

“Bij ons heb je al processen in één applicatie bij elkaar, van CRM tot finance”. Al eerder gehoord? Hier proberen software leveranciers van alles een beetje te doen, maar daarmee zijn ze eigenlijk overal net niet de beste in.

Met de komst van cloud is het veel beter om te gaan voor een platform waarin je kan kiezen uit modules die naadloos met elkaar integreren. Zo kan je starten met een CRM module en later een Warehouse oplossing koppelen zonder dat je daarbij aandacht hoeft te besteden aan de overdracht van gegevens tussen de processen. Als je kiest voor de beste applicatie marktleider per proces dan kan dat resulteren in een sub-optimale oplossing omdat deze niet gebouwd zijn om out-of-the-box met elkaar gegevens te delen. En dan komt de maatwerk ellende weer om de hoek kijken.

6. Geen duidelijke afspraken maken

Als het zonnetje schijnt is iedereen vrolijk. Of andersom, pas in moeilijke tijden weet je wat voor vlees je in de kuip hebt. Aan het begin van het trajet zijn alle partijen nog super enthousiast en iedereen wil een mooi resultaat behalen. Maar de belangen zijn voor iedere partij anders: De opdrachtgever wil zo snel mogelijk met zo min mogelijk kosten het project doorvoeren. Maar de leveranciers willen graag zo veel mogelijk doen (lees: uren draaien) en maatwerk oppakken.

Omdat klanten vaak tijdens de ERP implementatie met nieuwe wensen komen (de zogenaamde “scope creep”) of constant de requirements wijzigen door voortschrijdend inzicht, eindigt een project in een never-ending story van nieuwe user stores (en bijbehorende maatwerk oplossingen).

Neem als opdrachtgever snelle beslissingen en houdt je backlog items goed in de gaten. En zorg je een partner uitzoekt, en geen “leverancier”.

Related Posts